En raison des exigences élevées en matière de transactions juridiques électroniques et de la lourdeur des processus avec les clés USB et les lecteurs de cartes, de nombreux avocats suisses ont renoncé à utiliser la signature électronique et continuent de signer les documents à la main. Entre-temps, il existe des solutions simples pour signer des documents confidentiels en toute sécurité et sans risque, conformément au droit suisse et européen.
Lisez dès maintenant le guide complet pour répondre aux questions pertinentes et cruciales de l’industrie juridique concernant les signatures électroniques.
Pourquoi devrais-je utiliser les signatures électroniques en tant qu'avocat ?
Les avantages des signatures électroniques sont évidents. Grâce aux solutions de signature numérique telles que eSignR, les professionnels du droit peuvent signer électroniquement, indépendamment de leur localisation, de manière économique et juridiquement contraignante. Pour les avocats et les notaires publics, qui facturent généralement leurs services sur une base horaire, l’augmentation de l’efficacité grâce à des processus de signature rapides et pratiques et à une transmission électronique sécurisée via des plates-formes de livraison reconnues devrait être particulièrement attrayante.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ?
Dans le domaine des signatures numériques, il est fait mention de trois catégories de signatures – la signature électronique simple (EES), la signature électronique avancée (FES) et la signature électronique qualifiée (SQE). La signature électronique simple et la signature électronique avancée ne sont pas réglementées, tandis que la signature électronique qualifiée est réglementée par la loi suisse, qui renvoie à la loi suisse (ZertES) et à la loi européenne (eIDAS), ce qui équivaut à la signature manuscrite. La signature électronique qualifiée repose sur un niveau élevé de sécurité technique et sur un processus d’identification fiable du détenteur de la signature ou du certificat certifié attaché à la signature technique.
Les documents signés électroniquement sont-ils reconnus par les autorités ?
Oui, si la personne qui signe utilise une solution de signature fiable comme eSignR avec un service de signature officiellement reconnu pour créer une signature qualifiée, les documents signés de cette manière peuvent être soumis en ligne sans hésitation. En fonction de l’office ou de l’autorité, il se peut toutefois que la soumission doive se faire par le biais d’une plateforme de distribution cryptée officiellement reconnue, comme IncaMail ou PrivaSphere de la Poste suisse.
Les signatures électroniques peuvent-elles être invalides ou de mauvaise qualité ?
La qualité des signatures électroniques est considérée comme médiocre si l’entité signataire opte pour EES ou FES, ce qui représente un potentiel d’erreur catastrophique, mais qui peut se produire rapidement. C’est pourquoi, contrairement à nos concurrents, nous proposons, avec la solution de signature eSignR, le type de signature le plus élevé réglementé par le ZertES suisse, la signature électronique qualifiée (SQE) avec une sécurité maximale.
Où la signature électronique qualifiée est-elle requise ?
Chaque fois que la forme écrite est requise, comme en droit privé, ou chaque fois que l’exigence d’une signature électronique qualifiée figure dans le droit procédural. Seule la signature électronique qualifiée est juridiquement équivalente à la signature manuscrite. Par conséquent, il est conseillé d’utiliser un certificat qualifié et une solution de signature qui ne prend en charge que les signatures électroniques qualifiées dès le départ, à titre de mesure supplémentaire. En adoptant cette approche, vous signez toujours au plus haut niveau de qualité.
Quels sont les domaines d'application typiques des signatures électroniques dans les cabinets d'avocats ?
En gros, partout où l’on a besoin d’écrire. Les domaines d’utilisation fréquents pour les avocats sont les procurations et les accords de non-divulgation, les contrats internationaux et/ou les soumissions aux autorités.
Où sont stockés les documents signés numériquement ? Quels sont les risques liés aux solutions basées sur l'informatique dématérialisée ?
La plupart des solutions logicielles de signature électronique chargent les documents sur des instances en nuage afin que, par exemple, plusieurs personnes puissent signer un PDF à la suite, ce que l’on appelle une “ronde de signature” numérique. Bien que cela puisse paraître tentant, la conséquence est que vous accordez également à des tiers (les fournisseurs de cloud) l’accès à des données personnelles, potentiellement sensibles, ce qui entraîne la perte de la souveraineté exclusive sur vos données. En outre, cela peut être problématique pour certains groupes professionnels, tels que les avocats et les notaires, en raison du secret professionnel ou du privilège avocat-client. Avec eSignR, la priorité absolue est de protéger les données confidentielles. C’est pourquoi vos documents confidentiels ne quittent jamais l’environnement de votre système pendant le processus de signature.
Existe-t-il des plates-formes de livraison électronique officiellement reconnues pour le trafic de courrier électronique sécurisé ?
Oui, des plateformes de livraison reconnues sont disponibles pour la transmission électronique dans le cadre des transactions juridiques électroniques. Vous trouverez de plus amples informations, y compris une liste des plates-formes de livraison reconnues, à l’adresse suivante : https://www.bj.admin.ch/bj/de/home/staat/rechtsinformatik/e-uebermittlung.html.
Quel est le degré de sécurité de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite ?
Ceux qui n’ont pas encore eu affaire aux signatures électroniques peuvent penser qu’elles sont moins sûres que les signatures manuscrites. Cependant, à y regarder de plus près, une signature électronique qualifiée est beaucoup plus sûre sur le plan technique et en termes de fourniture d’une identité fausse ou falsifiée. Pour pouvoir signer électroniquement, un certificat signé est nécessaire. Après avoir obtenu le certificat de signature, le signataire doit être identifié personnellement une fois par un prestataire de services de confiance officiellement reconnu (par exemple, Swisscom Trust Services) sur présentation d’un passeport ou d’une carte d’identité. En outre, une solution de signature sécurisée, telle que eSignR, est également requise. eSignR utilise une procédure cryptographique asymétrique moderne et hautement sécurisée. Au cours du processus de signature, l’identité de la personne qui signe est également confirmée par une authentification à deux facteurs, par exemple au moyen de Mobile ID ou de l’application Mobile ID de Swisscom.
Les documents signés électroniquement ou les signatures personnelles peuvent-ils être piratés, volés ou utilisés à mauvais escient ?
On pense souvent à tort que la signature électronique consiste en une signature purement visuelle. Or, elle consiste en une partie cryptographique sécurisée dans laquelle la valeur dite de hachage (empreinte cryptographique d’un document) est stockée sous forme cryptée. La particularité est que la clé privée de cryptage n’est pas appliquée au document lui-même, mais à sa valeur de hachage. Les documents manipulés peuvent ainsi être détectés sans aucun doute et prouvés.
La signature électronique pourrait être copiée d’un document et collée dans un autre, mais la signature deviendrait alors invalide et ne pourrait plus être validée correctement. C’est pourquoi nous recommandons de toujours vérifier la validité des documents signés électroniquement que nous recevons. Pour les documents qui doivent être conformes au droit suisse, nous recommandons d’utiliser le validateur de signature gratuit de la Confédération suisse et, pour la zone UE, le validateur de signature de l’Austrian Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH. Dans le monde, il y a malheureusement toujours le risque d’être confronté à des machinations criminelles, ce qui s’applique aussi bien aux processus électroniques qu’analogiques.
Is the entire process for creating digital signatures DSG/VDSG and DSGVO compliant?
Lors de la création de signatures électroniques qualifiées avec eSignR, toutes les exigences relatives à la protection des données personnelles sont respectées et mises en œuvre dans le processus de signature en obtenant la déclaration d’intention et grâce à l’authentification à deux facteurs. De plus, l’identité de la personne qui signe est sécurisée par le contrôle strict de l’identité obligatoire, de sorte que le destinataire peut également compter à 100 % sur l’origine de vos documents signés. Les données personnelles pour la gestion de l’abonnement, situées sur le portail en ligne eSignR, sont également traitées conformément au DSG/VDSG et au DSGVO.
Do I need additional hardware for the electronic signature?
Plusieurs prestataires exigent une clé USB ou un lecteur de carte pour la signature électronique. Cependant, pour utiliser la solution de signature eSignR, vous n’avez besoin que de votre téléphone mobile ou smartphone pour chaque processus de signature, nécessaire uniquement pour l’authentification à deux facteurs (2FA).
Les signatures électroniques peuvent-elles être intégrées dans les systèmes de flux de travail existants ?
Il est possible de connecter la solution de signature eSignR à des solutions industrielles existantes grâce à des API. L’équipe eSignR travaille actuellement sur des connexions avec des applications pertinentes. Nous attendons avec impatience vos commentaires sur les éventuelles connexions logicielles afin que vous puissiez intégrer eSignR encore mieux dans votre travail quotidien. Pour les notaires, l’intégration de la fonctionnalité Cygillum dans eSignR est d’intérêt, car elle permet de fournir des copies électroniques des actes notariés avec la confirmation d’approbation (le sceau réglementé) du registre des notaires directement dans le processus de signature d’eSignR.
eSignR répond aux exigences légales pertinentes pour les cabinets d’avocats
Signatures électroniques selon eIDAS
Documents électroniques selon l'EÖBV
Documents électroniques selon l'EÖBV
Data protection in accordance with DSG/VDSG and DSVGO
Exigence de forme écrite selon OR/BGB
Que disent les juristes des signatures électroniques ?
Le célèbre cabinet d’avocats d’affaires zurichois Blum&Grob utilise principalement les signatures électroniques. L’article de David Schwaninger et Michelle Merz, avocats et associés chez Blum&Grob, nous a particulièrement interpellés :
«La possibilité de signer légalement des contrats par voie électronique facilite considérablement la conclusion de contrats dans les affaires courantes, en particulier à l’époque des bureaux à domicile. Toutefois, avant de pouvoir utiliser une telle signature électronique, il convient de vérifier dans chaque cas si un contrat peut effectivement être légalement conclu avec elle. En outre, il convient d’évaluer au cas par cas le type de signature électronique à utiliser.»
Pour plus d’informations, lisez l’article «La signature électronique» des deux experts du secteur.
En savoir plus sur la signature électronique
Autres liens vers la signature électronique
- Wikipedia: Signature électronique qualifiée
- Blum&Grob: Article – «Signature électronique»
- Swisscom: Définition – Signature électronique qualifiée
- Swisscom: Guide – Qu’est-ce qu’une signature électronique qualifiée ?
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